Wie kann ich E-Mail-Benachrichtigungen für jemanden einrichten, ohne vollen EasyCheck-Zugang?
Wenn einen Mitarbeiter:in, einem Partner oder Kunden, keinen eigenen Zugang zu easycheck gewähren wollen, können Sie dennoch sicherstellen, dass diese relevante Benachrichtigungen erhalten. Dies erreichen Sie durch die Verwendung von sogenannten Plus-Adressen und E-Mail-Weiterleitungen.
Was sind Plus-Adressen?
Plus-Adressen sind eine Funktion, die viele E-Mail-Anbieter (z. B. Google Mail und Microsoft Outlook) unterstützen. Mit dieser Funktion können Sie durch Hinzufügen eines „+“ und eines individuellen Zusatzes zu Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse beliebig viele eindeutige Adressen erstellen.
Der Vorteil: Alle Nachrichten, die an diese Adressen gesendet werden, landen direkt in Ihrem Hauptpostfach.
Voraussetzungen
- Eine zentrale E-Mail-Adresse in Ihrem Unternehmen (z. B. fuehrerscheinkontrollen@ihrefirma.de)
- Unterstützung von Plus-Adressen durch Ihr E-Mail-System (z. B. Microsoft Exchange, Google Workspace)
- Möglichkeit, E-Mail-Weiterleitungsregeln einzurichten (z. B. in Outlook)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Zentrales Postfach verwenden
Nutzen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse, über die alle EasyCheck-Benachrichtigungen laufen, z. B.: fuehrerscheinkontrollen@ihrefirma.de. Dies wird auch die E-Mail von der die E-Mails weiter gesendet werden.
2. Plus-Adressen verwenden
Plus-Adressen ermöglichen es, E-Mails an Varianten Ihrer zentralen Adresse zu senden, die dennoch im gleichen Postfach ankommen. Für jeden weiteren Empfänger können Sie eine individuelle Plus-Adresse verwenden: fuehrerscheinkontrollen+kunde1@ihrefirma.de.
Wir empfehlen, dies vorab mit einer Test-E-Mail zu überprüfen.
Testes Sie es selbst!
Bevor Sie Plus-Adressen nutzen, probieren Sie diese Funktion einfach direkt mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus. Senden Sie eine Test-E-Mail an eine Plus-Adresse, z. B. example+test@gmail.com oder example+test@outlook.com. Überprüfen Sie, ob die Nachricht korrekt in Ihrem Postfach ankommt.
Falls Ihre eigene E-Mail-Adresse Plus-Adressen nicht unterstützt, empfehlen wir, mit Ihrem IT Team Kontakt aufzunehmen, um Alternativen zu prüfen.
3. Plus-Adresse als Manager in EasyCheck einladen
Laden Sie die jeweilige Plus-Adresse als Manager in EasyCheck ein. Beachten Sie, dass sie diesem Manager die richtigen Abteilungen zuordnen. Diese Adresse erhält dann alle relevanten Benachrichtigungen für diese Abteilung.
4. E-Mail-Weiterleitung einrichten
Richten Sie in Ihrem E-Mail-System eine Regel ein, die E-Mails, die an eine bestimmte Plus-Adresse gesendet werden, automatisch an die E-Mail-Adresse des Kunden weiterleitet.
Beispiel in Outlook:
• Bedingung: E-Mail wird an fuehrerscheinkontrollen+kunde1@ihrefirma.de gesendet
• Aktion: Weiterleiten an kunde1@kundendomain.de
Sie können die Regel zusätzlich so konfigurieren, dass nur E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen (z. B. „Nicht gemachte Führerscheinkontrolle“) weitergeleitet werden.
Häufig gestellte Fragen
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Funktionieren Plus-Adressen mit jedem E-Mail-Anbieter?
Nicht alle E-Mail-Anbieter unterstützen Plus-Adressen. Die meisten großen Anbieter wie Google und Microsoft Outlook bieten diese Funktion jedoch an. Jedoch unterstützen älteren Installationen von Microsoft Outlook Exchange diese Funktion eventuell nicht. Wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihr IT Team um entsprechende Möglichkeiten zu besprechen.
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Was passiert, wenn diese Person später doch vollständigen Zugang zu easycheck erhält?
In diesem Fall können Sie die Plus-Adresse jederzeit durch die individuelle E-Mail-Adresse ersetzen, bzw. die bestimme Person entsprechend als Manager einladen.