Wenn Sie mehrere Fahrer anlegen möchten können Sie unseren Fahrerlistenimporter benutzen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alle Funktionalitäten und wie Sie die Daten bestmöglich vorbereiten.

Wo finde ich den Importer?

Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Punkt Neuen Fahrer anlegen aus.

Dann gelangen Sie um Formular um einen einzelnen Fahrer anzulegen. Auf der rechten Seite finden Sie den Link zum Fahrerlistenimporter.

Wie funktioniert der Importer?

Sie können mit dem Importer ihre Fahrer über eine Excel-Datei einfach in easycheck by edding importieren.

Falls sie mehrere Abteilungen verwalten, wählen Sie zu erst die Abteilung aus in der die Fahrer angelegt werden sollen.

Dazu laden Sie bitte unsere Vorlage herunter, diese ist schon mit der Struktur vorbereitet und bittet auch schon eine erste Validierung der Daten um das Sammeln und einfügen noch einfacher zu machen.

Welche Spalten müssen ausgefüllt werden?

Damit wir einen Fahrer anlegen können benötigen wir die folgenden Daten

• Vorname
• Nachname
• Kontakt - Wählen Sie aus über welchen Weg Ihr Fahrer von uns kontaktiert werden soll. SMS ist ein kostenpflichtiges Add-on. Bitte sprechen Sie uns an, wenn sie SMS nutzen wollen und dies noch nicht in ihrem Account freigeschaltet ist.
• E-Mail oder Handynummer - Entsprechend der ausgewählten Kontaktart brauchen wir eine eindeutige E-Mailadresse oder Handynummer. Handynummern müssen im internationalen Format +49 xxxx xxxxxxxx angegeben werden.
• Art der Kontrolle - Wie soll der Führerschein ihres Mitarbeiters kontrolliert werden. Falls dies noch nicht entschieden ist, oder der Fahrer noch kein Prüflabel hat wählen sie Keine Kontrolle. Dies kann jederzeit später geändert werden.

Falls Sie Digitale Kontrolle auswählen, müssen Sie auch direkt den Code des Prüflabels in die Spalte Prüflabel eintragen.

Optionale Felder

• Führerscheinablaufdatum - Falls Sie wissen, dass der Führerschein ihres Fahrers abläuft können Sie das Datum (im Format DD/MM/YYYY) bereits hier eintragen. Wir erinnern Sie und ihren Fahrer dann entsprechend um den neuen Führerschein zu kontrollieren.
• Kontrollintervall - Diese Feld müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie wollen, dass dieser Fahrer in einen anderen Intervall kontrolliert werden. Wir speichern sonst das Standard-Kontrollintervall ihrer Abteilung.
• UVV PKW & UVV LKW - Wenn Sie das UVV Produkt gebucht haben können Sie hier auswählen, welche Unterweisungsaufforderungen der Fahrer bekommen soll.
• Notiz 1 - Falls Sie zusätzliche Informationen zum Fahrer oder Führerschein hinterlegen wollen können Sie dies hier tun. Wenn Sie die das Feld umbenannt haben ist dieses das erste Feld.
• Notiz 2 - Falls Sie bei ihrer das zweite Notizfeld aktiviert haben können Sie entsprechend auch hier.

Was passiert nach dem Hochladen?

Wir kontrollieren ihre Datei und zeigen Ihnen entsprechend an ob es Problem gab.

Wenn alle Daten korrekt sind, melden wir Ihnen das entsprechend und Sie können die Daten noch einmal überprüfen. Mit klick auf den Button Fahrer anlegen werden dann entsprechend alle Fahrer angelegt.

Es gibt aber zwei mögliche Fehlerfälle.

Wie mit Fehlern umgehen?

Einerseits, wenn wir einen oder einen Fahrer nicht anlegen könnten.

Damit wird die Zeile rot markiert und die entsprechenden Fehler werden angezeigt. Und Sie können sich auch entsprechend nur diese Zeilen anzeigen lassen.

Sie sehen in jeder Zeile immer die korrespondierende Zeile in Ihrer Datei.

Mögliche Ursachen

• Notwendigen Spalten wurden nicht oder falsch ausgefüllt.
• Es gibt schon einen Fahrer mit diesen Kontaktdaten.

In diesem Fall korrigieren Sie diese Fälle in ihrer Excel Datei uns laden sie diese erneut hoch. Sie können aber auch trotzdem die Fahrerliste importieren, dann werden aber diese Fahrer nicht mit importiert und Sie können diese zu einem späteren Zeitpunkt hochladen.

Wie mit Warnungen umgehen?

Zusätzlich kann es auch Warnungen kommen. Hier werden die Felder gelb hinterlegt.

Fahrer mit Warnungen können auch angelegt werden. Nur werden die entsprechenden Felder nicht gespeichert.

Trotz Fehlern oder Warnungen fortfahren

Solange ihre Datei einen gültigen Fahrerdatensatz enthält können Sie diese anlegen. Egal ob noch weitere Fahrer mit Fehlern oder Warnungen vorhanden sind. Klicken Sie dazu einfach auf den Button am untern Rand der Tabelle.

In diesem Fall müssen Sie noch einmal bestätigen, dass nur ein paar Fahrer angelegt werden.

Alles erledigt. Nun wurden die Fahrer anlegt und Sie können wie gewohnt mit diesen in ihrer Fahrerübersicht verfahren. Oder einen weitere Datei hochladen.